Beberapa bidang kegiatan memerlukan sistematisasi barang, produk, dan dokumen. File kartu dapat digunakan tidak hanya dalam produksi. Misalnya, ini akan berguna bagi seseorang yang mengumpulkan perangko atau koin, atau toko bunga. Secara umum, di mana pun Anda perlu dengan cepat menemukan yang tepat di antara sejumlah besar objek.
instruksi
Langkah 1
Informasi yang terkandung dalam file harus mudah diakses, terlepas dari ukuran penyimpanan data. Oleh karena itu, pecahkan seluruh volume menjadi beberapa blok, misalnya, menurut abjad atau berdasarkan tanggal. Ini akan membantu Anda menemukan informasi yang Anda butuhkan (kartu) dalam waktu singkat.
Langkah 2
Semua entri dalam file harus rapi. Misalnya, jika nama ditulis dengan tangan, mereka harus dapat dimengerti, tanpa noda, karena ini akan menyulitkan untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Langkah 3
File harus disimpan di tempat yang ditentukan, misalnya di rak. Kotak harus sesuai dengan ukuran kartu. Pastikan untuk membuat inventaris konten, sehingga Anda tidak perlu terus-menerus membolak-balik data yang tidak perlu. Saat data diisi ulang, masukkan informasi ke dalam inventaris.
Langkah 4
Tanda-tanda pencarian yang terkandung dalam elemen indeks kartu (kartu, file, dll.) harus disistematisasikan secara ketat. Misalnya, jika ini adalah indeks kartu untuk bunga, tanda pencarian ("kunci") di semua elemen harus ditampilkan dengan cara yang sama. Untuk melakukan ini, buat "kerangka" elemen pencarian.
Langkah 5
Katakanlah Anda ingin membuat indeks kartu bunga Anda. Mereka semua memiliki karakteristik yang berbeda, tetapi mereka terdiri dari sejumlah elemen yang identik: perbungaan, batang, daun, akar, dll. Dengan demikian, semua elemen ini harus terkandung dalam "kerangka". Misalnya namanya "Bunga Matahari", bentuk perbungaannya "Bulat", warnanya "Kuning", dll.
Langkah 6
Setiap pengumpulan data harus disertai dengan "Daftar Kriteria Pencarian". Dalam arsip yang terdiri dari kartu biasa, itu bisa berupa dokumen teks; untuk formulir arsip virtual - daftar drop-down dari mana pengguna akan memilih tanda yang dia butuhkan. Jika Anda menyimpan lemari arsip elektronik, pastikan untuk mengambil disk yang dapat dilepas, karena hard disk dapat terbakar kapan saja.
